4FF Nieruchomości prosi o dane osobowe z dwóch powodów. Po pierwsze, są potrzebne do zawarcia umowy pośrednictwa i do transakcji. Po drugie, pośrednicy w obrocie nieruchomościami są instytucjami obowiązanymi w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, więc mają ustawowy obowiązek identyfikacji i weryfikacji tożsamości klienta. Dotyczy to każdego biura nieruchomości, niezależnie od jego wielkości – rzetelne biuro po prostu o tym mówi.
Nie. 4FF Nieruchomości weryfikuje tożsamość na podstawie okazanego dokumentu i zapisuje dane wymagane przez przepisy, ale nie kopiuje ani nie skanuje dowodów osobistych. Niepotrzebne kopie dokumentów zwiększają ryzyko ich wycieku, a Prezes UODO wielokrotnie zwracał uwagę, że ich kopiowanie wymaga podstawy prawnej.
Ankieta AML to formularz, w którym klient 4FF Nieruchomości podaje informacje wymagane przez ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, np. czy jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne i jaki jest cel transakcji. To standardowy obowiązek każdego biura nieruchomości wynikający z prawa, a nie wyraz nieufności wobec klienta. Ankietę wypełniasz raz, przy zawarciu umowy.
4FF Nieruchomości przetwarza dane osobowe klientów wyłącznie w celu realizacji umowy i obowiązków prawnych, zgodnie z RODO. Dokumenty z danymi klientów przechowujemy w wydzielonym, zabezpieczonym archiwum z ograniczonym dostępem, u dostawcy, z którym mamy podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych. Każdy klient otrzymuje klauzulę informacyjną RODO jako załącznik do umowy.
4FF Nieruchomości przechowuje dane osobowe przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami – w szczególności ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy wymaga przechowywania dokumentacji identyfikacji klienta przez 5 lat od zakończenia relacji, a przepisy podatkowe wymagają przechowywania dokumentów księgowych. Szczegóły opisuje klauzula informacyjna RODO.
Jeśli nie kontaktowałeś się z nami wcześniej i nie przekazałeś nam swojego numeru (również za pośrednictwem reklam w mediach społecznościowych, które opłacamy), to 4FF Nieruchomości nie powinno do Ciebie dzwonić. Nie kupujemy baz danych, nie zbieramy numerów z prywatnych ogłoszeń z dopiskiem „bez pośredników” i nie zostawiamy kartek z prośbą o kontakt na klatkach schodowych. Jeśli dostałeś telefon, który podawał się za 4FF, a nie zostawiałeś nam danych, napisz na biuro@4ffnieruchomosci.pl.